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Warum 84 Prozent der Präsentationen einschläfern

So kommt Ihre Botschaft erfolgreich an

Thomas R. musste ein Gähnen unterdrücken. Eigentlich hatte ihn das Thema des Vortrages brennend interessiert. Aber jetzt neigte sich sein Kopf langsam, aber unaufhörlich nach unten. Der wegen der Beamerpräsentation leicht abgedunkelte Raum tat ein Übriges, um die einschläfernde Wirkung der PowerPoint-Präsentation zu unterstreichen. Er konnte sich nicht mehr konzentrieren, seine Gedanken schweiften ab …

Vielleicht kommt Ihnen dies irgendwie bekannt vor. Vielleicht sogar aus eigenem Erleben. Umfragen jedenfalls besagen, dass etwa 84 Prozent aller Präsentationen als einschläfernd oder langweilig empfunden werden.

Woran liegt das? Und was können Sie in Ihrem nächsten Vortrag tun, damit Ihre Botschaft nicht nur ankommt, sondern dauerhaft hängen bleibt? Die Erfolgsmethoden aus der Werbung und neueste Ergebnisse aus der Gehirnforschung und dem Neuromarketing können Ihnen dabei behilflich sein. Denn wirklich gute Werbung macht Spaß und begeistert, bleibt im Kopf – und führt letztendlich auch zum Verkaufserfolg eines Produktes oder einer Dienstleistung.

Werbespot oder Handbuch?

Viele Vortragende begehen immer noch den großen Fehler, das Handout mit der Live-Präsentation gleichzusetzen und so viele (Text-) Informationen wie nur möglich einzubauen. Dabei übersehen sie, dass beide völlig unterschiedliche Funktionen haben. In einem persönlichen Vortrag wollen Sie Ihr Publikum gewinnen und überzeugen – ähnlich wie ein Werbespot oder ein Entertainer. Ein Handout hingegen ist zum Nachlesen oder zur vertiefenden Information gedacht – vergleichbar mit der Produktbeschreibung oder einer Bedienungsanleitung. Und es gibt kaum Langweiligeres, als so etwas vorgelesen zu bekommen.

Tipps aus der Werbung

Wenn Sie Ihre Zuhörer fesseln, wachhalten und überzeugen wollen, dann müssen Sie nicht einmal ein begnadeter Redner sein – obwohl das natürlich nicht schadet. Aber auch als weniger eloquenter Redner können Sie sogar „standing ovations” nach Ihrer erfolgreichen Präsentation erhalten. Sie müssen dazu nur die Mechanismen guter Werbung nutzen. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich in Ihrem Thema wirklich gut auskennen, bestens vorbereitet sind und Ihre Kernbotschaft in ein bis zwei Sätzen erzählen können. Die Einlasskontrolle im Gehirn austricksen Wie bei einem Werbespot geht es in einer Präsentation darum, wie Sie diese Botschaft in den Köpfen Ihrer Zuhörer verankern. Dazu müssen Sie an der „Türsteherin” des Gehirns vorbei, der Amygdala, die im präfrontalen Kortex gleich hinter den Augen liegt. Sie entscheidet darüber, ob eine Information relevant ist, ins Hirn eingelassen wird und abgespeichert wird. Nach neuesten neuronalen Forschungen macht sie das unter ganz bestimmten Bedingungen. Im Buch „Was bleibt” haben die amerikanischen Autorenbrüder Chip und Dan Heath diese zu folgenden Regeln verdichtet:

1. Sagen Sie es so einfach wie möglich

Nutzen Sie das KISS-Prinzip aus Marketing und Werbung: „Keep It Short and Simple!” Handeln Sie auch in einem Vortrag danach. Streichen Sie jeden überflüssigen Text auf der Folie. Längere oder verschachtelte Sätze sind tabu. Bringen Sie die Kernaussage in möglichst einfachen und klaren Worten auf den Punkt.

2. Überraschen Sie durch Unerwartetes

Nichts langweilt unser Gehirn mehr, als Routine oder die Entsprechung der Erwartungshaltung. Das ist eine gute Eigenschaft, wenn wir duschen, Zähne putzen oder uns die Schuhe zubinden – wir können über andere Dinge nachdenken. Es ist aber dann kontraproduktiv, wenn Sie etwas Wichtiges mitteilen wollen. Nehmen Sie zum Beispiel einen realen Gegenstand mit, mit dem Sie etwas demonstrieren. Zünden Sie doch einen 50 Euro-Geldschein an, wenn Sie Verschwendung aufzeigen wollen (es muss ja nicht unbedingt ein echter sein). Lassen Sie die Zuhörer etwas anfassen, riechen oder schmecken. Als ein Kunde neuen Input für ein vegetarisches Food-Produkt suchte, haben wir eine Idee gleich mit den passenden Gewürzen umgesetzt, gekocht und zur Verkostung angeboten.

3. Werden Sie konkret

Politiker sind Meister im Unkonkreten. Auch Ärzte sind manchmal nicht konkret, sondern verlieren sich gerne in abstrakten Begriffen, auch gerade um eben nicht verstanden zu werden. Zum Beispiel bedeutet die Diagnose „idiopathische Kardiomyopathie” nichts anderes als „Wir haben keine Ahnung, was mit Ihrem Herzen nicht stimmt”. Wenn Sie also Ihre Zuhörer wirklich erreichen wollen, meiden Sie Textbausteine à la „kundenorientierte visionäre Paradigmen” oder „strategisch logistische Werte”. Bleiben Sie konkret und verständlich. Gerade auch, wenn Sie vor Experten und Fachpublikum referieren. Denn auch Professoren, Ärzte und Ingenieure haben Dopamin und schütten Endorphine aus.

4. Seien Sie glaubwürdig

Wenn Sie zum Beispiel über die Nachhaltigkeit über die gesamte Wertschöpfungskette in Ihrem Unternehmen referieren, halten Sie doch einfach mal ein Foto Ihrer Tochter oder Ihres Patenkindes in die Runde und erzählen: „Das ist Marie. Sie ist 8 Jahre alt. Sie ist der Grund, warum ich mich ganz persönlich dafür einsetze, dass die Umwelt so wenig wie möglich durch unsere Produkte belastet wird.” Das wird stärker haften bleiben als ein Bullet Point.

5. Zielen Sie auf Emotionen

Gefühlte Informationen bleiben hängen. In Japan wurden über 10.000 Menschen durch das Erdbeben getötet, Hunderttausende sind obdachlos. Das schockiert uns und macht uns betroffen. Es sind jedoch abstrakte Zahlen, und es ist schwer, sich mit Zahlen zu identifizieren. Aber das Foto einer einzelnen, verzweifelt weinenden jungen Frau, die fassungslos vor den Trümmern ihres Hauses zusammengesunken ist, das berührt uns tief im Inneren.

6. Erzählen Sie Geschichten

Unser Gehirn liebt Geschichten. Eine Geschichte ist zwar nicht so stark wie etwas selbst Erlebtes, aber es ist die nächstbeste Alternative. Unser gesamtes Menschheitswissen und unsere Ethik sind mittels Geschichten überliefert. Die Fabel vom Fuchs und den Trauben, die zu hoch hängen, ist viel eingängiger und schneller verständlich als eine theoretische Abhandlung über den „Versuch, einer konfliktären Situation nachträglich einen rationalen Sinn zu geben” (Wikipedia), also das Schönreden einer Niederlage.

Praxis-Tipps für Ihre nächste Präsentation

Stichworte statt ganzer Sätze verwenden
Ganze Sätze verführen dazu, sie Wort für Wort vorzulesen. Ihre Zuhörer lesen diese Sätze ebenfalls – meist schneller als Sie – und können Ihnen in diesem Moment nicht mehr zuhören. Denn beim Hören und Lesen werden die gleichen Hirnareale benutzt. Glauben Sie niemandem, der behauptet, das ginge gleichzeitig. Ein Stichwort hingegen ist schnell erfasst, wird als Anker für das Gesagte verstanden und man hört Ihnen weiter konzentriert zu. Auch Sie selbst wählen zu diesem Stichwort Ihre eigenen Worte – die immer stärker wirken, als etwas vorzulesen.

Überflüssigen Text, Logos und Symbole entfernen
Datum, Copyright, Unternehmenslogo, Autorenname – das macht im Handout als Kopierschutz und Absenderangabe durchaus Sinn bzw. ist ein Muss. Bei Ihrer Präsentation sollte dies aber nur auf die Eingangs- und Abschlussfolie. Denn in den Vortragsfolien lenkt jeder Zusatz nur vom eigentlichen Inhalt ab. Hier reicht es vollkommen aus, ein vorhandenes unternehmenseigenes Corporate Design auf die Schriftfamilie und vielleicht deren Farbe in der Headline zu reduzieren.

Bilder, kurze Filme oder Tonbeiträge einbauen
Wo ein Bild ein Wort ersetzen kann, nutzen Sie es. Es gibt inzwischen eine große Anzahl günstiger Bildarchive, die professionelle Fotos, Grafiken und auch Filmschnipsel für wenige Euro lizenzfrei anbieten, wie stockphoto.com oder fotolia.de. Und auch kostenloses Material zur freien Verwendung findet sich im Internet, wie zum Beispiel auf www.bildtankstelle.de und vielen anderen.

Weniger Text pro Folie zeigen
Reduzieren Sie die Anzahl der Stichworte pro Folie. Wenn Sie eine Aufzählung von beispielsweise 6 Punkten haben, teilen Sie sie in 2 Folien à 3 Punkten. Damit geben Sie Ihren Zuhörern eine kurze Verschnaufpause. Und besser, als sie alle auf einmal zu zeigen, ist die Nutzung der Funktion in PowerPoint oder Keynote, sie hintereinander auf Klick erscheinen zu lassen.

Große Schrift wählen
In PowerPoint ist als Titel 44 Punkt Schriftgröße voreingestellt, Untertitel in 32 Punkt. 24 Punkt sollte das untere Limit sein, denn wenn jemand in den hintersten Reihen nicht lesen kann, worauf Sie sich beziehen, können Sie es auch gleich weglassen. Auch Fußnoten oder Fußzeilen sollten Sie weglassen. Im Handout wiederum machen sie durchaus Sinn und sorgen für Glaubwürdigkeit.

Maximal 2 unterschiedliche Schriftarten nutzen
Schrift ist ein Vehikel und kein Selbstzweck, jedenfalls nicht in einer Präsentation (außer natürlich, Sie referieren über Schriftarten). Eine gängige Mischung ist zum Beispiel eine Serifenschrift wie Times und eine serifenlose wie Helvetica oder Arial. Zu viele unterschiedliche Schriften verwirren und lenken von der eigentlichen Aussage ab. Die Auszeichnungen für kursiv und fett (italic und bold) innerhalb der Schriftfamilien reichen in der Regel für unterschiedliche Betonungen und Hervorhebungen aus.

Weniger Animation ist mehr
Nutzen Sie die mannigfaltigen verführerischen Animationsmöglichkeiten in PowerPoint sehr sparsam. Nichts nervt mehr als hereinwehende, herunterfallende, wirbelnde oder sich auflösende Texte und Bilder ohne Sinn und Verstand. Nutzen Sie sie nur, wenn es Ihre Aussagen zusätzlich unterstützen kann.

Siegbert Mattheis
Artikel aus: Der Mittelstand. 2/2011 – Das Unternehmermagazin des BVMW – 18.04.2011

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Buchtipps

Neu präsentieren: Begeistern und überzeugen mit den Erfolgsmethoden der Werbung

von Gerriet Danz, Campus Verlag – 2010, 254 Seiten, 19,90 Euro

Was bleibt: Wie die richtige Story Ihre Werbung unwiderstehlich macht

von Chip und Dan Heath, Hanser Verlag – 2008, 24,90 Euro